Aviso a los autónomos: esta es la fecha límite para presentar la 'hoja Covid'

El Gobierno central aprobó en agosto pasado la ampliación del plazo que tienen los trabajadores por cuenta propia para entregar este formulario hasta el último día del año. Se trata de un documento que muchos negocios pequeños no pudieron completar para presentar junto a las cuentas del ejercicio de 2020 antes de su fecha original, el pasado 31 de julio, ya que la obligación se impuso con muy poco tiempo para cumplirla, por lo que el ejecutivo pactó una extensión de la fecha tope con el Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles. Pero cada vez se acerca más el último día en el que se puede entregar esta documentación oficia y todavía quedan autónomos que no han logrado rellenar y proporcionarla a las autoridades competentes.

La 'hoja Covid-19' contiene información que concierne principalmente a las acciones que tomaron los negocios a raíz de la pandemia del coronavirus, incluyendo la forma en que afectó a la contabilidad y a los mecanismos laborales y financieros. La información exigida entra en detalle sobre numerosos asuntos del negocio, por lo que un autónomo podría tardar en acumularla de manera exhaustiva, pero consiste principalmente en cuatro apartados que refieren a los efectos de la pandemia sobre el negocio.

En primer lugar, los Expedientes de Regulación Temporal de Empleo (ERTE). El interesado debe indicar si ha solicitado un ERTE y, si éste es el caso, cuántos trabajadores resultaron afectados por el mismo, independientemente de si se han reincorporado o si siguen amparándose bajo esta herramienta. En segundo lugar, otros los instrumentos que ha amortiguado el duro golpe que la crisis sanitaria ha provocado en el tejido empresarial, los créditos del Instituto de Crédito Oficial (ICO). De esta forma, se debe especificar si se han pedido préstamos con aval ICO y la cuantía solicitada.

Por su parte, hay que especificar la información relativa a los arrendamientos de bienes inmuebles. Si la sociedad tiene locales arrendados, deben aclarar si han concedido moratorias a sus inquilinos o si los han eximido de alguna mensualidad. Por último, todo lo relacionado con otras ayudas públicas. El autónomo debe proporcionar los documentos que reflejen los demás tipos de ayudas públicas que pueden haber recibido del Gobierno central o de los autonómicos.

En cuanto a las cuentas anuales, los autónomos tienen la obligación de entregar un documento donde se deje constancia del balance de su situación, con todos sus activos y pasivos; la cuenta de explotación o cuenta de resultados, con las ganancias y pérdidas o gastos del negocio y su diferencia; los estados de cambios del patrimonio neto, con las operaciones realizadas, y de flujos de efectivo, con el movimiento de dinero en efectivo, y la memoria, que debe complementar los datos.

Para rellenar la 'Hoja Covid-19' las empresas deben acceder al portal web del Registro Mercantil. En él habrá que seleccionar 'declaración Covid' y facilitar los datos que se solicitan: el nombre del titular de la S. L., su NIF, teléfono, dirección, correo electrónico y, si así fuese, nombre del representante legal. Es fundamental que no quede ningún campo vacío, ya que si falta información, el formulario no será válido.

También hay que tener presente que resulta imprescindible contar con un certificado electrónico en vigor y la notificación del archivo de las cuentas del ejercicio del año anterior, 2020. Una vez que estén todos los datos introducidos, con las ayudas recibidas e incluso la solicitud de cese de actividad que puede ser verificada, el formulario debe firmarse con el certificado digital.

Cuando el formulario de las cuentas anuales esté listo, hay que acceder de nuevo a la página web del Registro Mercantil para subir y enviar el documento. En el caso de que haya algún error en la cumplimentación del mismo, habrá que descargar la 'hoja Covid-19' de nuevo y volver a introducir los datos. En el momento en el que todo esté bien, habrá una pasarela de pago en la que se tendrán que abonar 3,64 euros para presentar el formulario, según informan desde el portal Infoautónomos.