Los autónomos se arriesgan a multas por no guardar las facturas

Las facturas son uno de los grandes quebraderos de cabeza de los autónomos. Estos justificantes son la base de su actividad, y no sólo deben estar correctamente elaborados y emitidos, sino que también tienen que conservarse en caso de inspección por parte de Hacienda. No en vano, los profesionales por cuenta propia viven con el miedo a que aparezca un inspector por la puerta del negocio para poner en marcha un análisis de su actividad.

Cuando la inspección realiza un proceso de investigación en el negocio suele solicitar al autónomo todas las facturas del año, incluso de años anteriores cuando hay indicios de que se produjo algún caso de economía sumergida. Entendiendo esto, cabe destacar que los autónomos tienen varias obligaciones respecto a la facturación. En primer lugar, la expedición, en segundo la remisión, en tercero la rectificación y, por último, la conservación de facturas, justificantes o documentos sustitutivos. Además, recientemente, el Ejecutivo ha sumado también la obligación de expedir una factura electrónica en todas las operaciones.

En caso de que la inspección solicite las facturas y el autónomo carezca de ellas, o de algunas de ellas, se consideraría como una infracción grave para la Agencia Tributaria. Es decir, la cuantía de la multa ascendería al 2% de la facturación derivada de esas operaciones. De hecho, cuando no se conozca el importe de la factura que no se ha conservado la multa será de 300 euros por cada operación.

Así, un negocio que no conservase facturas por valor de 10.000 euros recibiría una sanción económica de 200 euros. No obstante, cuando el autónomo no conserve ninguna factura del ejercicio la multa ascendería al 4% del volumen de operaciones del negocio. Por ende, si el autónomo ha facturado 100.000 euros en todo el año, la sanción que recibiría sería de 4.000 euros.

Esto puede hacer entender la importancia de conservar todos los justificantes de las operaciones. No obstante, no debería ser el motivo que despertase este interés. Ya que una factura puede ser necesaria en cualquier momento para justificar una operación con un cliente, para mostrar a un juez en caso de que se diese una causa contra uno de los consumidores, o por otros motivos.

Por otro lado, cabe destacar que el Gobierno ha reforzado la vigilancia contra las empresas que cometen fraudes. Cada vez son más las medidas para evitar que prolifere la economía sumergida. Los autónomos tienen que tener cuidado al llevar la contabilidad, ya que pueden incurrir en multas por ocultar sus operaciones.

En concreto, la inspección está detrás de aquellos trabajadores por cuenta propia que emplean programas informáticos para llevar una doble contabilidad de su negocio. Se trata de 'software' para llevar dos contabilidades: una 'oficial', que se presenta a Hacienda, y otra 'no oficial', en la que se incluyen las operaciones no declaradas. Estos 'software' reciben el nombre de 'doble uso' y permiten llevar estas dos contabilidades fácilmente.

Incluso algunos dan la posibilidad de expedir facturas a los clientes e incluirlas en la segunda contabilidad. De esta manera, los consumidores podrían estar participando en una operación fraudulenta sin saberlo. Por este motivo, el Gobierno central ha prohibido tajantemente usar este tipo de programas, así como fabricarlos ni comercializarlos.

A partir de ahora, todos los programas informáticos utilizados por los autónomos deben incluir una garantía de que son legítimos y válidos para llevar una contabilidad legal. Los autónomos que sigan manteniendo estos programas en su negocio o los que los instalen de alguna manera ilícita, incurrirán en multas de hasta 150.000 euros, en función de la gravedad de la infracción. De hecho, con que el programa que utilice el autónomo para llevar la contabilidad carezca de la certificación correspondiente las mutas ascenderían hasta los 50.000 euros.