Cómo acabar con el Diógenes digital

«Sufrimos una especie de síndrome Diógenes digital. Lo guardamos todo por si algún día hace falta. Al final, tantos documentos nos abruman, como si nos controlaran. Olvidamos que debe ser al revés, que somos nosotros quienes tenemos que controlar qué información necesitamos y queremos tener», explica Iñaki Buitrón, director de Arcinnova Consultores, firma especializada en gestión, calidad y productividad.

Él recomienda recurrir a algo tan barato y eficaz como 'las 5s'. O lo que es lo mismo, el método que creara hace ya casi 60 años Toyota para sistematizar el orden en sus centros de producción.

«Su aplicación permite, por un lado, comprobar la importancia de compartir la información entre todas las personas de una organización y, por otro, facilitar la búsqueda de esa información asegurándonos que está actualizada», señala Buitrón. «Hay veces que un documento va pasando por diferentes manos y se redactan varias versiones antes de cerrar una definitiva. Otras, en cambio, a los miembros de un equipo se les da una presentación base a la que deben hacer modificaciones ajustadas a sus respectivos clientes. Si no lo tenemos todo ordenado es fácil que, en el primero de los casos, se nos despiste la última versión aprobada de un informe o una memoria o que, en el segundo, buscando el documento base sólo encontremos una versión tan ajustada a las necesidades de un compañero que a nosotros no nos valga», subraya.

Así que si tendemos a guardarlo todo o nos cuesta encontrar un determinado archivo con unos pocos 'clicks' es hora de aplicar la versión digital 'las 5s': seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. Traducido al castellano: clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar y mantener.

Lo primero es eliminar toda la información que está de más, pero antes hay que identificar qué archivos tienen que ser compartidos por toda la organización. Es decir, lo que de verdad no sobra. «Tendemos a creer que la información es de uso personal y, por tanto, la almacenamos en discos duros o los correos electrónicos. Muchas veces, la información que se genera en un email no sólo es útil para la persona que recibe ese mensaje», matiza el consultor. Así que hay que decir adiós tanto a los recelos a compartir ese informe que tanto nos ha costado realizar como a la pereza que a veces da rebotar un simple email. «En estos casos es necesario contar con unas indicaciones concretas que determinen qué información tiene que ser guardada en común», subraya Buitrón.

Después hay que depurar. La primera clave de 'las 5s' es saber separar lo que va ser útil de lo que no. «Hay que hacer una revisión detallada de todo lo que almacenamos, lo que de entrada ya permite eliminar duplicidades u obsoletos. En este paso, como en todos, podemos recurrir a herramientas informáticas gratuitas o muy baratas», aclara el experto para evitarnos el desmayo ante una tarea «que puede parecer inabordable».

A veces para identificar lo realmente necesario resulta buena idea partir de un folio en blanco e ir apuntado qué documentos hacen de verdad falta en cada una de las áreas. «Eso nos obliga a reflexionar sobre qué archivos son importantes y además nos sirve para evitar que nos olvidemos de esos que igual no vemos en la carpeta que estamos ordenando porque no está en ella, porque alguien lo está almacenando de manera individual», señala.

Para asegurarse de que esa lista hecha desde cero está completa lo mejor es que se realice en equipo, con personas de distintos departamentos y responsabilidades, y después contrastarla con los archivos que ya tenemos guardados. Veremos muchos que sobran pero seguro que también alguno importante que nadie se ha acordado de meter en el listado.

Si aún así hay información con la que no sabemos qué hacer siempre queda la opción de guardar esos documentos de dudosa utilidad «en el ático». Es decir, dejarlos donde no estorben y comprobar al cabo de un tiempo si hemos tenido que consultarnos o no. Si ni los hemos tocado queda claro que no pintan nada ocupando espacio.

«Es un proceso que requiere tiempo y dedicación. Por es recomendable empezar por un área específica o un proyecto piloto. Algo abordable. Así formamos a una serie de personas en el manejo de la metodología, la desarrollamos adecuadamente y, sobre todo, vemos resultados a corto plazo. Si se ven esos resultados es más fácil convencer a quien tenga que tomar decisiones sobre la liberación de recursos que merece la pena hacerlo», advierte Buitrón.

«Esta es la fase que más tiempo lleva, porque es crucial para que después el orden se mantenga», advierte Iñaki Buitrón. Una vez que hemos hecho la criba hay que asegurarse de que lo salvado se guarde donde y como mejor se localice. Aquí se puede recurrir a la típica estructura de carpetas y subcarpetas.

De inmediato pasas de infinidad de documentos individuales que tanto echa atrás a un panorama mucho más despejado, pero sólo funciona si efectivamente se dejan pocas carpetas. «Hay que procurar organizarlo todo sin crear muchos niveles. A más niveles, más 'clicks' y eso acaba siendo un engorro. Y, además, en cada nivel tiene que haber un número limitado de carpetas para que todas estén localizadas al primer golpe de vista y no haya que andar arriba y abajo con el 'scroll'», matiza el consultor de Arcinnova.

También hay que codificar tanto las carpetas como los documentos. Sin volverse locos. Basta con que a la hora de nombrarlos utilicemos palabras claves que después permitan emplear buscadores. De nuevo hace falta crear unas normas básicas que sigan todos los miembros de la organización tanto para definir esas palabras clave como para evitar problemas porque, por ejemplo, unos renombren los documentos en castellano y otros lo hagan en euskera.

Después de saber qué guardar y cómo, toca crear rutinas para comprobar periódicamente que no vuelve a haber documentos innecesarios o inútiles. Hay que echarle disciplina y tiempo. Más de lo primero que de lo segundo. «Si, por ejemplo, coges el hábito de eliminar al momento los correos que no hacen falta, mantener el orden es más fácil y rápido que localizarlos después en la bandeja de entrada y remirarlos para asegurarte de que no los confundes con otros. Es como si en casa optas por limpiar cada vez que ensucies en vez de dedicar un día entero a limpiar».

Este punto era más fácil de ejecutar cuando 'las 5s' se aplicaban a entornos físicos en los que a golpe de vista ya se podía comprobar si todo estaba en su sitio. En los digitales es más complicado detectar que un documento está mal clasificado, pero también hay formas de hacerlo. Algunas tan sencillas como establecer diferentes colores para carpetas y subcarpetas en función de su contenido. «Al final interiorizas el significado de cada color. Te acostumbras a asociar un tema con cada uno de ellos, de modo que si alguna vez hay un error es más fácil que repares en él», resume Buitrón.

Antes de llegar aquí es importante haber nombrado un responsable de la implantación de la metodología, para saber a quién acudir para subsanar el error o consultar una duda. «Siempre va a haber que decidir si crear una carpeta nueva o dónde guardar un archivo que podría pertenecer a dos categorías. Así que conviene que haya alguien que establezca y marque a los demás un criterio de estandarización».

Pero que haya un responsable no quiere decir que sea suyo todo el trabajo. «Cada quien ha de responsabilizarse de su parte. Si yo genero un archivo es mi responsabilidad ubicarlo donde y como los demás también lo pueda encontrar», dice vehemente Buitrón. Es la única forma de perpetuar el orden.

O de intentarlo, porque, como advierte el consultor, «aunque mantenimiento del sistema debería venir sólo, la experiencia nos dice que no es así. Sobre todo, los primeros años». Para evitar volver al caos es recomendable contar con una guía que explique cómo se gestionan 'las 5s' y realizar auditoría internas «que además de detectar el problema aporten planes de mejora».

«Al final es una cuestión de disciplina, de ponerse las pilas, y no de dinero. Alguien externo te puede ayudar a establecer criterios para sistematizar el orden y te puede decir qué herramientas te van ayudar, pero al final depende de que la organización interiorice que ha de ser ella quien controle le información y no la información a ella», concluye Buitrón.