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«La clave del éxito de Docunova ha sido adelantarnos a las necesidades de nuestros clientes»

«La clave del éxito de Docunova ha sido adelantarnos a las necesidades de nuestros clientes»
Entrevista a Sergio Rosas, director comercial de Docunova, una empresa malagueña líder en servicios gestionados de impresión para organizaciones

Docunova surgió hace casi 30 años en el sector de la venta y mantenimiento de fotocopiadoras. Actualmente, esta empresa familiar ha evolucionado adaptándose a los cambios del mercado y las necesidades de sus clientes para ofrecer un servicio de la máxima calidad y confianza.

Docunova cuenta con una trayectoria de casi tres décadas, ¿qué servicios ofrecéis?

Nosotros trabajamos dos líneas de negocio. Una es la parte de los equipos de impresión, que a su vez se deriva en la rama de equipos para oficina y en equipos para artes gráficas. Tenemos desde impresoras de sobremesa pequeñitas a las típicas fotocopiadoras para el sector de oficina, pero además disponemos de un producto muy especializado en artes gráficas que permite un preciso control de color, registro de impresión, amplitud de soportes, etc.

La siguiente línea de negocio va mucho más encaminada a la transformación digital. Y es que hace unos años comenzamos haciéndonos partners de Fujitsu para cubrir, no solo el escaneo de las máquinas, sino los puntos en los que eran necesario los escáneres. Este fue el primer paso hacia el software de gestión documental. Hoy en día distribuimos e implementamos sistemas de gestión documental en las empresas, todo vía software.

Es una apuesta real por la transformación digital, en este caso centrada en los procesos de gestión documental de las empresas. Para ser gráficos, pondremos de ejemplo la recepción y control de las facturas, que suponen una parte importante de la documentación de las empresas y que se reciben de diferentes maneras, una de ellas es en papel. Transformar el papel en un documento PDF no es una transformación digital real, porque habitualmente esas facturas tienen que pasar por un proceso en las empresas de comprobación, aprobación, abono, contabilización… nosotros unificamos todos estos procesos para que un software se encargue automáticamente de todo el itinerario: recepción, catalogación, toma de datos, envío al responsable en cada momento, etc. Todo ello automatizado y con total trazabilidad en todo momento.

Son dos líneas de negocio muy diferentes, ¿cómo surge?

Surge al darnos cuenta de que cada vez las empresas quieren imprimir menos pero generan un mayor volumen de documentos. Esto implica que se necesite más tiempo para tramitar la documentación. Y ahí es cuando empezamos a investigar, a probar diferente soluciones hasta encontrar el producto que más se adapta a las necesidades de las empresas.

¿Cuánto hace que ofrecéis este servicio?

Como tal, hace cuatro años. Comenzamos con soluciones más sencillas, que estaban enfocadas realmente a la comercialización de la máquina, pero quisimos desligarnos de esto y ofrecer a los clientes un servicio diferencial, que se basa en la consultoría, no en la venta. En Docunova analizamos la idiosincrasia de cada negocio, de la empresa en concreto, y lo adaptamos a un sistema digital.

En el área de la impresión, ¿cómo ha cambiado el sector a lo largo de este tiempo?

Ha cambiado muchísimo porque el equipo principal que nosotros vendemos, que es la fotocopiadora, se ha transformado en el centro documental de la empresa. Antes las fotocopiadoras eran puros electrodomésticos que solo copiaban. Con el cambio al digital las máquinas se convirtieron en equipos multifuncionales.

El número de fotocopias que se realizan en las compañías ha bajado, pero ha subido el volumen de impresiones como orden directa de un documento que está en el ordenador, a la máquina. También ha aumentado el volumen de escaneos, porque ahora se busca el almacenaje de los documentos en formato PDF, y las máquinas cuentan con características muy potentes de digitalización.

¿Os habéis ido adaptando según el cambio tecnológico y las necesidades de los usuarios?

Claro, la tecnología ha avanzado mucho en cuestiones de fiabilidad de las máquinas, calidad de impresión, características, etc. En lo que respecta a hardware, se ha afinado mucho, pero lo realmente importante son las mejoras en la conectividad. Las máquinas ahora permiten almacenar documentos, enviar por correo electrónico, estar conectadas con la nube…

También disponen de software para que se gestionen a través del móvil, para los diferentes sistemas operativos, con los que se controla la impresión incluso desde fuera de la oficina y que permite tener en el momento en el Smartphone los documentos que se escanean.

Igualmente nosotros, a nivel de servicios, hemos ido evolucionando hacia el control de las máquinas de nuestros clientes de manera remota para facilitarles el servicio. De este modo, ellos no tienen que estar pendientes del mantenimiento, los niveles de consumibles, posibles errores… nosotros lo monitorizamos y nos adelantamos a sus necesidades.

¿Con qué marcas trabajáis?

Desde el año 89 trabajamos con la marca Develop, del grupo Konica Minolta; somos partners de Brother, que cada vez está sacando equipos más corporativos potentes en A4 con una gran calidad y coste por página; con Fujitsu en lo referente a los escáneres; y con Docuware, que es el software de gestión documental.

¿Cuál es el perfil de vuestros clientes?

En el sector las artes gráficas a imprentas, estudios y empresas relacionadas. En el ámbito de la impresión de oficina, atendemos a cualquier empresa que tenga necesidad de imprimir con un volumen mínimo de 1000 páginas al mes.

¿Venta, alquiler o renting?

Cualquiera de las opciones realmente es un producto financiero que intermedia en la adquisición de un equipo de impresión. Se suele optar por el renting porque es lo más cómodo y fiscalmente suele ser muy favorable para las empresas. Pero nosotros lo que vendemos a nuestros clientes son equipos adaptados a sus necesidades y pagar por copia, de la manera que ellos que decidan y siempre con un servicio muy atento, inmediato y personalizado.

¿Y los clientes de la gestión documental?

En este caso, se trata de un software especialmente indicado para empresas que generan mucho volumen documental, como por ejemplo el Málaga CF o Charanga, que son algunas de las compañías que tenemos en cartera.

Pero es una solución adaptada a muchos tipos de empresas, como por ejemplo del sector hortofrutícola, que son organizaciones que, más allá del número de empleados, mueven muchísima documentación y tienen un sistema de trazabilidad muy importante.

En definitiva es un servicio para las empresas que manejan mucho volumen documental y a las que se les puede proporcionar un ahorro de tiempo, optimización de los procesos, mejora de los costes y cumplimiento de las normativas.

¿Prestáis servicio fuera de Málaga?

Sí, ten en cuenta que nuestros clientes también han crecido y se han instalado en otros puntos, no solo en Andalucía, sino de toda España. Estamos dentro de una red de distribución muy grande a nivel nacional con la que damos soporte en cualquier punto.

Más información:

Docunova, Tecnología y Servicios Documentales

Calle Paquiro, 12, 29006 Málaga

Teléfono: 952 61 29 29

www.docunova.es

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